Česta pitanja i odgovori (FAQ)

1. Najjednostavnije rečeno, zato da bi država poduzetniku mogla naplatiti porez. Dakle zakonska je obaveza poduzetnika da vodi sve poslovne knjige i evidencije uredno, ažurno, točno i istinito u skladu sa propisanim pravilima, na način da svaki knjigovodstveni dokument (ili „papir“ kako se kaže u žargonu) svjedoči istinito i neporecivo, o svakom poslovnom događaju koji se desio u poduzetnikovom nastojanju da ostvari dohodak ili dobit.
2. Drugi važan razlog zbog čega se vode poslovne knjige je činjenica da ustrojavanje knjigovodstvenih i poslovnih evidencija poduzetniku kao „benefit“ osigurava niz standardnih financijskih i drugih knjigovodstvenih izvještaja, koji kao takvi na sažet i pregledan način osiguravaju poduzetniku cjelovit prikaz njegova poslovanja, na osnovu čega onda poduzetnik u budućnosti može donositi promišljenije i bolje odluke. Inače je poznato da, nakon što poduzetnik započne ozbiljniju poslovnu aktivnost, brzo se prestane „snalaziti“ u svim svojim planiranim i započetim poslovnim aktivnostima ako nema profesionalno ustrojenenih evidencija , odnosno počne se „gubiti“ u svim obavezama koje proizlaze iz poslovnih aktivnosti. Stoga je poduzetnik najčešće prisiljen potražiti pomoć više struka ako i sam nije stručan za sve aktivnosti koje proizlaze iz poslovanja.

Što konkretno rade knjigovodstveni servisi u praktičnom i stručnom smislu suvišno je pitanje i onome tko ga kao takvog postavlja i nema previše smisla u detalje ga objašnjavati, a posebno ne nekome tko je izvan struke kad ionako nije u stanju spoznati sveobuhvatnost i složenost posla kojega obavljaju računovođe i knjigovođe za poduzetnika.

Ali najjednostavnije rečeno knjigovodstvo za poduzetnika prikuplja i obrađuju kojekakve podatke, na osnovu čega onda ustrojava i ažurno vodi različite poslovne evidencije, definirane međunarodnim računovodstvenim standardima, a koje su kao takve našim zakonima propisane kao obavezne. A i sami odgovor na pitanje (što bi sve trebalo raditi da se zadovolji zakon a i poduzetnik) sadrži ne mali dio stručnog znanja na kojega treba znati odgovoriti, odnosno primijeniti ga na određenog klijenta.

A ono što neupućeni poduzetnici najčešće (ili jedino) vide kao rezultat rada knjigovodstva su:

• Prijave radnika na Mirovinsko i Zdravstveno osiguranje
• Popunjavanje i predaja kojekakvih obrazaca u Poreznu upravu i FINA-u
• Obračuni plaća radnika i ispis platnih lista
• Popunjavanje kojekakvih „papira“ i obrazaca za Banke
• Izrada gomile kojekakvih izvješća (koje ionako nitko ne čita)
• Stručno savjetovanje poduzetnika
• Administrativna potpora poduzetniku itd.

Međutim u pozadini je još puno toga što se radi u knjigovodstvu kad vi i ne mislite na njega. Ako vas ipak zanima svaki detalja posla kojega knjigovodstvo obavlja za vas onda je najbolje da krenete samostalno voditi poslovanje vlastite tvrtke i bit će te upoznati sa svakim detaljem knjigovodstvenog posla, nakon čega više nećete postavljati slična pitanja, nego će te vjerojatno više cijeniti stručna znanja, rad, trud i zalaganje knjigovodstva kao struke.

Najbolje se s knjigovodstvom konzultirati i prije registracije tvrtke/obrta u trgovačkom sudu, a najkasnije prije prijave tvrtke u Poreznu upravu, jer vam Porezna već pri prijavi tvrtke/obrta u njihov registar, traži i „Ugovor o knjigovodstvenim uslugama“

Prije sklapanja ugovora sa knjigovodstvenim servisom bitno je što detaljnije konzultirati o modelu poslovne suradnje, jasno iskazati obostrana očekivanja, razjasniti eventualne stereotipne zablude i predrasude, kako bi se na samom početku suradnje postigao što temeljitiji dogovor i sklopio Ugovor o knjigovodstvenim uslugama na obostranu korist. Dobar dogovor na početku suradnje je obično garancija ugodne i uspješne poslovne suradnje u budućnosti. Kao što i inače vrijedi za poslovnu suradnju u poduzetništvu, vrijedi i za suradnju sa prvim poslovnim partnerom, odnosno knjigovodstvenim servisom: Bolje se ne dogovoriti nego započeti lošu poslovnu suradnju.

Kao poduzetnik morate ustrojiti i voditi različite poslovne knjige i evidencije. Neke od njih ste po zakonu dužni ustrojiti i voditi vi kao poduzetnik „na mjestu nastanka poslovnog događaja“, dok samo neke od evidencija ustupate na vođenje knjigovodstvu. Stoga je dobro na samom početku razlučiti što spada u čiju nadležnost i odgovornost.

Nakon temeljitog dogovora o poslovnoj suradnji knjigovodstveni servis bi vam trebao precizno naznačiti i vaše obaveze prema servisu, te rokove u kojima bi ste trebali postupati. Obaveze obično ovise o tipu poslovnog subjekta kojega imate (obrt/tvrtka/udruga) i vrsti djelatnosti kojom se bavite, a bitno mogu ovisiti i o detaljima poslovnog dogovora kojeg ste postigli sa knjigovodstvenim servisom. Ali najčešće redovite obaveze prema knjigovodstvenom servisu su:

• Prikupljanje svih „knjigovodstvenih dokumenata“ koji svjedoče o svim vašim poslovnim događajima u proteklom periodu, njihovo likvidiranje, te uredno razvrstavanje na dokumente koje će te zadržati u vlastitoj evidencije i dokumenata koje će te proslijediti knjigovodstvu na obradu.
• Pravovremena dostava knjigovodstvene dokumentacije po uputama knjigovodstva, kako bi se u zakonskim rokovima mogla napraviti sva potrebna knjiženja. Najčešće je krajnji rok za dostavu dokumentacije do 10-tog u mjesecu za protekli mjesec.
• Informiranje knjigovodstva o svim novonastalim poslovnim događajima u tvrtki za koje bi se moglo očekivati da će utjecati na bilo koju poslovnu evidenciju tvrtke, bez obzira da li ju vodite vi samostalno ili ste ju ustupili knjigovodstvenom servisu.

Način dostave „papira“ odnosno knjigovodstvene dokumentacije je stvar dogovora. Obično poduzetnici, nakon što razvrstaju knjigovodstvenu dokumentaciju za vlastitu evidenciju i dokumentaciju za knjigovodstvo, nama dostave dokumentaciju osobno ili pak kurirskom dostavom. Ukoliko se dogovorimo tako da mi preuzimamo dokumentaciju sa vaše adrese, onda to i naplaćujemo u skladu sa našim cjenikom.

Ono što je za blagajnika „ispravna novčanica“, to je za knjigovodstvo „knjigovodstveni dokument“. Dakle svaki poslovni događaj mora pratiti originalan „knjigovodstveni dokument“ koji kao takav mora potpuno i istinito svjedočiti o poslovnom događaju, uvijek biti provjerljiv i dokaziv, prije dostave u knjigovodstvo likvidiran i ovjeren od odgovorne osobe. Samo takve dokumente dostavljate knjigovodstvu. Kopije dostavljate knjigovodstvu samo kao privremeno rješenje, jer vam originali iz nekog razloga možda privremeno trebaju ili ih iz objektivnih razloga ne možete dostaviti knjigovodstvu. Knjigovodstvo nikad ne bi smjelo izvršiti bilo kakvo knjiženje na temelju nevjerodostojnog ili nepostojećeg knjigovodstvenog dokumenta. Dokumente i papire koji nemaju financijske ili druge bitne veze sa nekim poslovnim događajem u vašoj tvrtki ne dostavljate knjigovodstvu. Knjigovodstveni servisi u pravilu očekuju da je dokumentacija koja im se dostavlja razvrstana i uredno složena. Stoga molimo da nas pri dostavi dokumentacije poštedite razvrstavanja kojekakve dokumentacije i nagomilanoga papirnatog otpada.

Originalni papirnati dokumenti koji su skeniranjem ili fotografiranjem pretvoreni u digitalni oblik (PDF, DOC, JPG, PNG) su i formalno samo kopije dokumenata i za njih vrijedi sve što je rečeno za dostavu kopija dokumenata u pitanju iznad.

Dokumenti koji se „izvorno“ pojavljuju i kruže u elektroničkom izdanju (PDF, DOC, XLS, HTML) kao što su izvodi sa poslovnih računa dobiveni od banaka ili neki neovjereni dokumenti dobiveni od javnih institucija, u knjigovodstvu se smatraju autentičnim i pouzdanim samo ako kao takvi potiču iz „pouzdanih izvora“ i ako se od istih izvora neizmijenjeni mogu dobiti u svakom trenutku.

Što se tiče ostalih dokumenata u elektroničkom obliku generiranih iz „drugih nepouzdanih izvora“, kao što su računi , narudžbe, dostavnice, zaključci blagajne itd, a koje vi kao poduzetnik „smatrate vjerodostojnim i bez pečata i potpisa“, za knjigovodstvo su vjerodostojni samo ako „Likvidator“ kojega je ovlastila odgovorna osoba vaše tvrtke, provjerio i prije dostave u knjigovodstvo potvrdio svojim potpisom i pečatom za likvidaciju, kako je i propisano.

Likvidiranje nekog dokumenta je dodatna provjera formalne ispravnosti i vjerodostojnosti tog dokumenta, te  „formalno potvrđivanje“ njegove povezanosti sa „stvarnim poslovnim događajem“ na kojega se odnosi.

Likvidiranje dokumenta ne može napraviti bilo tko (a posebno ne knjigovodstveni servis), nego samo odgovorna osoba, koja pod materijalnom i krivičnom odgovornošću može potvrditi „da se neki poslovni događaj doista i dogodio“ te da je dokument koji prati taj događaj vjerodostojan u svakom detalju.

Zakon je propisao da svaka tvrtka i obrt mora imati „Likvidatora“. Likvidator Odlukom imenuje odgovorna osoba tvrtke/obrta (direktor/vlasnik obrta). Ako tvrtka ima samo jednog zaposlenog, onda je ta osoba obično i likvidator.

Dokumenti koje treba likvidirati su svi dokumenti koji se dostavljaju knjigovodstvu a koji kao takvi svjedoče o poslovnim događajima koji utječu na imovinsko ili financijsko stanje tvrtke.

Osim svima poznatih Ulaznih računa, Putnih naloga, Inventura , dokumenti za likvidaciju su i:

• Svi dokumenti koji dolaze iz „nepouzdanih izvora“
• Svi dokumenti koji dolaze iz „teško provjerljivih izvora“
• Svi dokumenti koji svjedoče o „teško dokazivim poslovnim događajima“
• Svi dokumenti koji „nemaju bitne veze sa poslovnom djelatnošću tvrtke“

Rokovi za dostavu dokumentacije na obradu proizlaze iz rokova za obradu i dostavu podataka propisanih od nadležnih institucija. S obzirom da knjigovodstveni servisi vode desetine tvrtki (a ne samo vašu) oni si u pravilu i organiziraju i rokove za prijem dokumentacije i njenu obradu, kako bi na vrijeme mogli napraviti sve što je potrebno, za sve poduzetnike sa kojima surađuju, do zakonom propisanih rokova za predaju izvješća javnim službama i institucijama.

Stoga poštujte rokove koje vam odredi knjigovođa. Ako prekoračite rokove, preuzeli ste i odgovornost za neispunjavanje zakonom propisanih obaveza za predaju izvješća.

Česta je zabluda i pogrešno očekivanje kod mnogih novih, ali i kod nekih „nadobudnih“ poduzetnika kako su knjigovodstveni servisi neka „polu-javna služba“, te kako oni kao takvi imaju „obavezu služiti poduzetnicima“ kao što bi im trebali služiti „javni službenici ili namještenici“ !?

Druga suprotna zabluda i pogrešno očekivanje kod mnogih poduzetnika je da su zaposlenici knjigovodstvenog servisa njihovi vlastiti zaposlenici, koji bi mu trebali biti na raspolaganju kad god on to zaželi i koliko god on to puta zaželi, te da su kao takvi u obavezi „brinuti poduzetničke brige“ kao što ih brine svaki savjestan zaposlenik ili pak sam vlasnik poduzeća.

I sve to za unaprijed definirani i „očekivano skromni paušal“!?!

Zaboravlja se da su knjigovodstveni servisi privatni poduzetnici, koji imaju vlastite zaposlenike, vlastitu organizaciju rada, rokove i termine sa desetine drugih klijenata, i da će za svakog klijenta odraditi isključivo unaprijed ugovorene i izvanredno dogovorene poslove, i to samo ako su knjigovodstvu kao takvi interesantni, odnosno isplativi naspram uloženog znanja i utroška radnog vremena.
Ne postoje dakle poslovne obaveze koje poduzetniku redovito ili izvanredno nameće država, banka ili druge institucije o kojima bi „podrazumijevano trebao brinuti knjigovođa“ (a da poduzetnika za njih nije briga). Vaše poduzetničke obaveze nisu naše obaveze ako ih prethodno nismo pismeno ugovorili ili pak na vaš zahtjev naknadno dogovorili. Dakle knjigovodstvo za klijenta ne radi „sve što je netko mislio ili očekivao da radi“, nego samo ono što je dogovoreno.

Također treba napomenuti da mi kao knjigovodstveni servisi, glede naših klijenata, nemamo nikakve obaveze ni prema „javnim službama“ nego smo poslovnim Ugovorom o knjigovodstvenim uslugama, preuzeli neke vaše obaveze prema njima. Ako knjigovodstvo propusti nešto prema javnim službama, one će teretiti vas, a vi onda privatnom tužbom, ili na drugi način možete teretiti knjigovodstvo. Ako pak propustite vlastite obaveze prema javnim institucijama koje niste prepustili knjigovodstvu ugovorom, ponovo će teretiti vas kao poduzetnika. U ovom drugom slučaju najmanje će vam pomoći izbjegavanje odgovornosti prebacivanjem krivnje na knjigovodstvo na način „Knjigovođa nam nije rekao“.

Još jedna od zabluda novih i neiskusnih poduzetnika je mišljenje da je od presudne važnosti pri odabiru knjigovodstvenog servisa, njihovo dosadašnje iskustvo u djelatnosti koju je započeo poduzetnik.

Sve poslovne djelatnosti se u pravilu sastoje od niza poslovnih procesa i aktivnosti koje poduzetnik i njegovi zaposlenici moraju obaviti da bi u konačnici zaposlenici zaradili plaću a poduzetnik eventualno ostvario i dobit. Knjigovodstveni servisi u pravilu na sebe preuzimaju „samo neke standardne procese i aktivnosti“ koji poduzetnik treba odraditi sa određenim rokom dospijeća (obračuni plaća, prijave, odjave itd) ili pak one koji se standardno odnose na zastupanje pred tijelima javne uprave (HZZO, HZMO, FINA, Porezna). Sve navedene obaveze i aktivnosti u pravilu su slične ili čak iste za većinu poduzetnika, bez obzira na njihovu djelatnost, te nema potrebe da knjigovodstvo ima posebna znanja ili vještine o nekoj djelatnosti. Sve ostala znanja i vještine koje je potrebno imati da bi se izvršile aktivnosti i obaveze specifične za pojedinu djelatnost su i onako u nadležnosti poduzetnika i njihovih zaposlenika.

Zahtjevi za izvanrednim uslugama koje se tiču isključivo vaše djelatnosti se ionako posebno dogovaraju a knjigovodstveni servisi najčešće nemaju vremena ni interesa za njih. A ako pak očekujete besplatne poslovne savjete specifične za vašu poslovnu djelatnost, moramo napomenuti da knjigovodstvo ništa ne radi besplatno a i nije najbolje mjesto za edukaciju o svemu što bi ste vi htjeli znati. Dakle ako nemate posebnih zahtjeva prema knjigovodstvenom servisu, ne morate ni brinuti o pitanju iz naslova.

U registru djelatnosti RH ima preko 1.100 različitih djelatnosti (od pčelara do nuklearnih fizičara),  dok kod  novih i neiskusnih poduzetnika prevladava stereotipna zabluda da bi mi u knjigovodstvu trebali o svemu sve znati. Niti sve znamo niti trebamo sve znati! Istina, knjigovođe iz iskustva svašta nauče pa često pametuju, ali mi znamo što moramo znati i eventualno ono sa čime smo se ne tako davno susreli (ako to već nismo zaboravili).
Knjigovodstvo vam za većinu poslovnih nepoznanica može ali ne mora biti od pomoći. Ono što mi znamo i moramo znati su zakonski detalji koji reguliraju samo one poslovne procese i aktivnosti koje smo preuzeli od vas. Onaj tko vam kaže drugačije, vas obmanjuje i besramno laže, ili se pak samo neukusno hvali i neodgovorno razmeće površnim znanjima iz djelatnosti kojom se primarno ne bavi.

Ali ako vi nemate vremena ili volje da istražite određenu problematiku iz različitih područja, uvijek od nas možete zatražiti da to napravimo za vas. Među nama su diplomirani ekonomisti, pravnici, ovlašteni porezni savjetnici, inženjeri, informatičari i mi lako pronađemo optimalno rješenje za vas, ako se tako dogovorimo. Naravno uz nadoplatu usluga, što nema veze sa cijenom redovitih knjigovodstvenih usluga.

U cijenu knjigovodstvenih usluga uračunata su i kraća stručna savjetovanja i konzultacije, ukupno do 1 sat mjesečno.
Radi se o našim stručnim i iskustvenim savjetima vezanim isključivo za poslovne procese i aktivnosti koje smo ugovorom preuzeli od vas, a za koje se ne trebamo posebno pripremati. Radi se o znanjima „iz rukava“ koje klijentima u pravilu dajemo ako znamo i najčešće besplatno.  Na taj način vam možemo vam ponuditi slijedeća vrsta poslovnog savjetovanja:

• Administrativno savjetovanje
• Financijsko savjetovanje
• Porezno savjetovanje
• Informatičko savjetovanje

Opširnija savjetovanja, konzultacije ili informativne razgovor na određenu temu, u formi poslovnih sastanaka, kod nas u knjigovodstvu ili pak kod klijenta na terenu, treba unaprijed najaviti i zatražiti, jer za se njih treba rezervirati termin kao i stručnjake, koji se također moraju pripremiti.  Opširnija savjetovanja kao takva naplaćuju se po radnom satu stručnjaka koji obavlja savjetovanje.

Za očekivati je da se poduzetnik razumije ili se bar nastoji upoznati sa svime onim čega se dotiče djelatnost kojom se bavi ili planira bavit, a zakonska je obaveza i dužnost svakog poduzetnika da se upozna sa „zakonskim okvirom“ u kojem planira poslovati.

Knjigovodstvo je dužno prati samo zakonske okvire koji se odnose na aktivnosti i procese koje je preuzelo od vas. Puno je zakonskih promjena i izvan tih okvira koji se mogu odnositi na vas kao i na druge poduzetnike i gdje bi mi stigli kad bi pratili svaku promjenu za svih 1.100 djelatnosti koje postoje u RH. To ne stignu ni suci trgovačkog, prekršajnog, kaznenog, upravnog i ostalih sudova. Zato i postoji toliko specijaliziranih sudova i sudaca, sudskih vještaka i odvjetnika, poreznih i financijskih savjetnika, revizora i drugih specijalista. Svi oni imaju posebna znanja koja kao takva i naplaćuju. Stoga nemojte imati pogrešna očekivanja od knjigovodstvenog servisa ako vam i sam ne nudi posebne usluge.

Naš savjet je da svakako pratite sve zakonske promjene koje se tiču vaših poslovnih aktivnosti, ili bar da pratite stručnu literaturu koja sažeto govori o zakonskim promjenama.

Osim aktivnosti i poslovnih procesa koje knjigovodstveni servis redovito odrađuju za poduzetnika, poduzetnici često knjigovodstvu upućuju i izvanredne administrativne zahtjeve koji u pravilu nemaju veze sa računovodstvom kao znanstvenom disciplinom, niti sa knjigovodstvom kao poslovnom vještinom, nego su ti zahtjevi upućeni knjigovodstvu jer za poduzetnika to nema tko obaviti, ili pak poduzetnik pogrešno podrazumijeva da i takvi zahtjevi spadaju u cijenu koju plaća knjigovodstvu, ili se pak poduzetnik želi rasteretiti tih obaveza itd.

Takvi zahtjevi su na primjer zahtjevi da knjigovodstvo u ime poduzetnika:

• izdaje račune klijentima i kupcima
• priprema naloge za plaćanja ili pak obavlja cjelovita bankovna plaćanja
• kreira dokumente skladišnog poslovanja (primke, kalkulacije, izdatnice, otpremnice)
• kreira dokumente komercijalnog poslovanja i prodaje (narudžbe, ponude, praćenje naplate)
• kreira dokumente marketinga (reklame, oglasi, marketinške kampanje)
• kreira druge dokumente, kalkulacije ili izvješća na zahtjev poduzetnika
• kreira druge dokumente, kalkulacije ili izvješća na zahtjev banaka i javnih institucija
• različiti drugi povremeni i izvanredni zahtjevi

Ni jedan od navedenih administrativnih poslova ne spada u redovite usluge koje nude knjigovodstveni servisi nego u izvanredne usluge koje će za vas obaviti knjigovodstveni servis kada i ako nađe vremena za njih. Naime svi navedeni poslovi spadaju u poslove o kojim bi sam poduzetnik ili njegovi zaposlenici trebali brinuti svakodnevno, u realnom vremenu (On-Line poslovi), dok se knjigovodstvu obično prepuštaju poslovi sa rokom izvršenja početak mjeseca, 10 ili 15 u mjesecu, kraj mjeseca, kvartalno, na kraju godine itd. (Off-Line poslovi) na temelju čega knjigovodstvo onda organizira svoj rad, odnosno kalendar obaveza za više poduzetnika slijedno, a ne samo za (vas) kao jedinog poslovnog partnera. Pogrešno je očekivati od knjigovodstva da brine vaše (On-Line) brige, iako će se većina knjigovođa pokušati uključiti u vaše tekuće probleme ako zatražite pomoć makar vam i ne mogli pomoć.

Stoga ukoliko smo prihvatili da za vas obavimo neke od gore navedenih poslova, onda to znači da smo pronašli dovoljno slobodnog vremena i koncentracije da ih obavimo za vas, naravno uz izvanrednu nadoplatu usluga za izvanredne zahtjeve, što ne možete očekivati u redovitoj cijeni knjigovodstvenih usluga.

Kod dosta poduzetnika prevladava stereotipna zabluda da postoji neka fiksna cijena knjigovodstvenih usluga, unaprijed određena, te da poduzetnik samo treba „iz izloga“ odabrati najnižu ponudu. Rezultat je to kaosa na tržištu ponude i potražnje koji je uglavnom nastao zbog nelojalne i nekompetentne konkurencije onih koji te usluge obavljaju i nude bez pretjerane odgovornosti, kao i zbog različitih nerealnih očekivanja i stereotipnih zabluda poduzetnika  naspram knjigovodstvenih servisa. Bolje rečeno oni koji nude knjigovodstvene usluge, bez stvarne odgovornosti nude sve „što nekom padne na pamet i što zatraži“  bez obzira na kompetencije i mogućnost izvršenja, a s ciljem da se domognu klijenta, pa makar i za sitan „paušal“ u početku, razmišljajući kako će prije ili kasnije dogovoriti bolje uvjete poslovanja sa klijentom.

S druge strane pak, već dugo obmanjivani poduzetnici već su skoro zaboravili da je za „njihove“ zakonom propisane obaveze dužan skrbiti netko kompetentan (pa makar ne bio njihov zaposlenik) pa se zadovoljavaju bilo čijom i bilo kakvom uslugom i jedino što pitaju kad nazovu knjigovodstvo je po prilici:
Koliko koštaju vaše (imaginarne) usluge na mjesečnoj razini i što sve ulazi u njih ?!?

To vam je po prilici kao da pitate auto servis: Ne filozofirajte nego mi recite, pošto vi popravljate auto i što će te mu napravit? (a bez da ste auto dovezli u servis da ga oni pogledaju, ili da bar znate kakav kvar vaše auto uopće ima !?!).

I da se ne obmanjujemo, mi kao i svi knjigovodstveni servisi prodajemo različite administrativne i intelektualne usluge a vi trebate neke od tih usluga „redovito“ a neke „povremeno“ a neke „izvanredno i hitno“. Ovisno od toga što tražite, kod nas će vam sve to biti transparentno obračunato i naplaćeno po našem važećem cjeniku. Nema pogađanja koliko vrijedi naš posao i za razliku od mnogih kod nas ne postoji „fiksna paušalna cijena“ knjigovodstvenih usluga koju će netko unaprijed platiti a onda „klatiti“ kad mu se i koliko prohtije. Istina, i kod nas postoji minimalni fiksni paušal (koji je doista mali) koji plaćate samo zato što imamo troškove i što mislimo na vas i kad vi ne mislite na nas, bez obzira da li vi i kako poslujete, a sve ostalo se obračunava po važećem cjeniku naših usluga, s kojim vas upoznajemo pri dogovaranju poslovne suradnje ili kod eventualnih promjena koje se tiču vas.

Kod nas se u konačnici sve svodi na naš vremenski angažman, odnosno broj radnih sati koje odradimo za klijenta. Pritisnuti konkurencijom i mi stalno usavršavamo naš cjenik usluga, nastojeći poslovno korektno i tržišno konkurentno procijeniti koliko efektivno traju poslovne aktivnosti koje obavljamo za klijente. Trajanje tih usluga je već standardizirano za većinu klijenata, mada si zadržavamo pravo da pojedinim klijentima i individualno prilagodimo cjenik, odnosno trajanje pojedinih aktivnosti o čemu će te biti informirani pri izradi ponude ili dogovoru suradnje.

Na temelju čega mi točno procjenjujemo efektivni utrošak radnog vremena, i ima li tu praznog hoda, klijentu u konačnici i nije bitno jer ga na kraju zanima samo konačan iznos naših usluga na kraju mjeseca.

A naša procjena utroška radnog vremena služi najviše nama kako bi smo izbjegli neprofitabilne i po nas loše dogovore na samom početku, a onda i nezadovoljstvo ili frustracije u budućoj suradnji. Za klijenta je bitno da uvijek dobije transparentan obračun naših knjigovodstvenih usluga, a o tome jesmo li mu preskupi može odlučiti u svakom trenutku.

Da naplaćujemo. Pod pojmom “Završni račun” krije se izrada niza složenih financijskih izvještaja koji prikazuju imovinsko-financijsko “stanje tvrtke” u određenom trenutku, te sva imovinsko-financijska “događanja u tvrtci” u proteklom periodu.  Izrada takvih izvještaja zahtjeva niz predradnji, ažuriranja i kontrola koje je potrebno napraviti neposredno prije izrade završnih finalnih izvješća. Takve aktivnosti pak zahtijevaju značajan broj dodatnih radnih sati koje moramo uložiti na zahtjev poduzetnika, pa je onda logično da dodatni angažman na vaš zahtjev i naplaćujemo , a posebno s toga što mi sve svoje usluge obračunavamo na mjesečnoj razini.

Dobro je znati da poduzetnici, osim na kraju poslovne godine, “završni račun” mogu tražiti i svaki mjesec ili kvartal za potrebe uvida u vlastito poslovanje ili pak za potreba javnih institucija, banka (kredita) itd. te zbog toga izrada završnog računa spada u „izvanredne usluge na zahtjev poduzetnika“  koje su kao takve predmet posebnog dogovora i obračuna.

S obzirom da mi svoje usluge ne naplaćujemo paušalno nego radimo obračun svih izvršenih usluga na mjesečnoj razini onda u skladu s navedenim naplaćujemo i izradu drugih nestandardnih dokumenata, kalkulacija ili izvješća ukoliko ta izrada za nas predstavlja značajan utrošak vremena. Ukoliko se radi o trivijalnim dokumentima ili jednostavnim kalkulacijama onda ih kao takve ne stavljamo u izračun.

S obzirom da mi svoje usluge ne naplaćujemo paušalno nego radimo obračun svih izvršenih usluga na mjesečnoj razini onda u skladu s navedenim naplaćujemo i sve izvanredne zahtjeve za uslugama ukoliko ti zahtjevi za nas predstavljaju značajan utrošak vremena. Ukoliko se radi o jednostavnim zahtjevima bez posebnog stupnja žurnosti, onda ih kao takve ne stavljamo u izračun.

Jedna od čestih zabluda novih i neiskusnih poduzetnika je ta da su zahtjevi koje pred njih stavlja banka ili neka druga javna institucija „problem za knjigovodstvo“ i da se oni kao poduzetnici s tim ne trebaju opterećivati. Mi smo mišljenja da je svaki zahtjev koji se stavlja pred poduzetnika problem koji on kao takav treba riješiti, a ako se poduzetnik obraća nama sa izvanrednim zahtjevom bilo koje vrste onda je uredu i da mu se naplate izvanredne usluge na zahtjev.

U cijeni knjigovodstvenih usluga je administrativna potpora i jednostavnije savjetovanje ukupno do jedan sat mjesečno o čemu više možete vidjeti u pitanju o savjetovanju. Osim knjigovodstvenih usluga nudimo i cjelovitu informatičku potporu vašem poslovanju po važećem cjeniku naših informatičkih usluga, kojega vam možemo predočiti na zahtjev.

Kao što je ispred navedeno naši klijenti obavezno plaćaju samo minimalni ugovoreni iznos, koji se plaća samo zato što mislimo na vas i kad vi ne mislite na nas, bez obzira da li i kako poslujete,  a sve ostalo se obračunava po važećem cjeniku naših usluga, s kojim vas upoznajemo pri dogovaranju poslovne suradnje i kod eventualnih promjena koje se tiču vas.

Ne ali ćemo uvijek pokušati. Velika zabluda poduzetnika je da je knjigovodstveni servis njihov „izmješteni zaposlenik“ (ili 1/4 zaposlenika) kojem se obraćaju kad hoće i kao hoće („kad ga već plaćaju“) zaboravljajući da i mi u knjigovodstvu imamo vlastitu organizaciju posla, plan rada, tijek događanja, rokove, dogovore i sastanke s drugim klijentima itd. Dakle zaboravlja se da smo mi Servis iz usluge (kao i auto servis) a ne nečiji zaposlenici, a svi znaju da ne možete doći u auto servis i zahtijevati da vaš auto odmah po dolasku u servis bude na dizalici. Za to morate imati vlastite mehaničare ili ti knjigovođe i administratore.

Mi kao tvrtka nastojimo se držati redovitog radnog vremena uvažavajući pri tome potrebe vlastitih zaposlenika da ih se nakon radnog vremena ne opterećuje poslovnim obavezama ako to doista nije nužno. Dakle, ukoliko imate neodgodive zadaće za nas možete nam se javiti i izvan redovitog radnog vremena, ali to možete napraviti samo u izuzetnim situacijama, bez obzira što to želite platiti. Ukoliko pak često trebate usluge izvan našeg redovitog radnog vremena, onda nam to morate naznačiti na početku naše suradnje i mi ćemo pokušati naći način i za takav vid (VIP) suradnje ali uz dodatnu naknadu, i to samo ako vam neki od naših djelatnika osobno želi davati takvu potporu.

Knjigovodstveni servis nije „izmješteni zaposlenik“ (ili 1/4 zaposlenika) kojem se poduzetnik obraća kad hoće i kao hoće („kad ga već plaća“) zaboravljajući pri tome da knjigovodstvo ima vlastitu organizaciju posla, plan rada, tijek događanja, rokove, dogovore i sastanke s drugim klijentima itd.

Zbog toga vaša žurna ili izvanredna situacija nije nužno i naša izvanredna situacija. Posebno se to odnosi na zahtjeve za hitnim i neodgodivim sastancima, bez obzira planirate li ih kod vas ili kod nas. Naravno kad god možemo izići ćemo  vam u susret ali molimo da se gore navedeno načelo ne zaboravlja. Ako imate potrebu da se na vaš zahtjev uvijek reagira promptno onda si morate zaposliti djelatnika koji će vam stalno biti na raspolaganju.

Također, većinu poslovnih sastanka održavamo u našem uredu i u našem poslovnom okruženju gdje su nam dostupne sve potrebne evidencije i izvješća, a samo u iznimnim i opravdanim situacijama zakazujemo sastanke na terenu kod klijenata. Poželjno je da sastanci uvijek budi najavljeni unaprijed kako bi se za njih valjano pripremila relevantna dokumentacija.