MODEL SURADNJE I NAČIN OBRAČUNA KNJIGOVODSTVENIH USLUGA
Paušalni način plaćanja knjigovodstvenih usluga
Kod velikog broja novih i neiskusnih poduzetnika prevladava stereotipna zabluda da postoji neka “fiksna cijena knjigovodstvenih usluga”, za unaprijed određeni paket knjigovodstvenih usluga, koji je kao takav “kod svih poduzetnika isti”, te da poduzetnik samo treba „iz izloga“ odabrati najnižu ponudu. Rezultat je to kaosa na tržištu ponude i potražnje koji je uglavnom nastao zbog nelojalne, nekompetentne i neodgovorne konkurencije, onih koji usluge obavljaju i nude na taj način, kao i zbog različitih zabluda i nerealnih očekivanja poduzetnika koji uglavnom (ili potpuno) ne poznaju poslovne procese i aktivnosti koje ustupaju knjigovodstvenom servisu na obradu.
Bolje rečeno oni koji nude knjigovodstvene usluge po principu „nudimo sve što nekom padne na pamet za unaprijed definirani paušal“, svjesno obmanjuju svoje buduće klijente, s ciljem da se odmah na početku domognu klijenta, pa makar i za sitan „mjesečni paušal“, razmišljajući kako će prije ili kasnije dogovoriti bolje uvjete poslovanja sa klijentom. Sa takvim pristupom nekad i uspiju dobiti klijenta ali se naknadna promjena cijene knjigovodstvenih usluga najčešće pretvori u obostranu neugodnu trakavicu punu netransparentnosti, nedosljednosti i neugodnih iznenađenja. Ako i postoje knjigovodstveni servisi koji svoje usluge u cijelosti naplaćuju paušalno onda taj paušal sigurno nije neki sitniš nego je dobro promišljen iznos koji knjigovodstvu mora osigurati profitabilnost na duži rok, uz rizičnu pretpostavku da klijent knjigovodstvenog servisa neće povećati opseg svog poslovanja ili broj zahtjeva prema knjigovodstvenom servisu, iz bilo kojeg razloga, ili pak uz jednako rizičnu pretpostavku da se sa klijentom svako malo može dogovarati novi paušal.
Drugi pristup obračunu knjigovodstveni usluga je
Obračun knjigovodstvenih usluga na temelju vrste i broja “knjigovodstvenih događaja”, te efektivno utrošenih radnih sati knjigovodstva
U poslovanju različitih poduzeća odvija se cijeli niz različitih aktivnosti koji rezultiraju različitim poslovnim događajima. Međutim samo neke aktivnosti generiraju poslovne događaje koji su ujedno i “knjigovodstveni poslovni događaji”, odnosno događaji koje je potrebno evidentirati ili obraditi u knjigovodstvu. Zbog toga je vrsta i broj “knjigovodstvenih događaja” od presudne važnosti za utvrđivanje ukupnog angažmana knjigovodstvenog servisa, odnosno utvrđivanje efektivno utrošenih radnih sati knjigovodstva.
Iako zahtjevniji, ovaj model suradnje i obračuna knjigovodstvenih usluga za nas je puno transparentniji i poslovno korektniji. Na ovaj način smo u mogućnosti poslovno neaktivnim tvrtkama, ponuditi i minimalne troškove knjigovodstvenih usluga. S druge strane poslovno aktivne tvrtke koje imaju veliki broj poslovnih događaja mogu precizno utvrditi koje poslovne procese i aktivnosti žele ustupiti knjigovodstvenom servisu, te eventualno planirati i prilagoditi troškove knjigovodstva budućem intenzitetu svoga poslovanja.
Ukoliko pak na mjesečnoj razini imate ustaljenu poslovnu dinamiku i približno jednak broj zahtjeva prema knjigovodstvu, te približno jednak broj “knjigovodstvenih događaja” koje vam kao poduzetniku nameću država, banka itd, onda možete očekivati i da račun za knjigovodstvene usluge bude svaki mjesec jednak ili približno jednak, posebno stoga što pri obračunu usluga ne sitničarimo, a matematički algoritam koji primjenjujemo na obračun zaokružuje iznose na ustaljene veličine.
U konačnici iznos koji će te izdvojiti za naše usluge je uvijek predmet dogovora, odobrenih posebnih popusta, odnosno prosudbe o ukupnom intenzitetu i načinu međusobne potpore i suradnje, a ovdje samo načelno pojašnjavamo naš model suradnje i način obračuna knjigovodstvenih usluga.
Obračun knjigovodstvenih usluga na mjesečnoj razini sačinjavaju:
- Minimalna naknada za ugovorenu poslovnu suradnju
- Naknada za redovite usluge proporcionalne broju “knjigovodstvenih događaja”
- Naknada za izvanredne stručne usluge na zahtjev poduzetnika
- Naknada za ostale i posebne usluge na zahtjev poduzetnika
- Odobreni popusti za suradnju i povjerenje
Slijedi pojašnjenje pojedinih elemenata obračuna:
1) MINIMALNA NAKNADA ZA UGOVORENU POSLOVNU SURADNJU
Bez obzira je li poduzetnik poslovno aktivan ili ne, po postojećim propisima, tvrtka/obrt/udruga kao pravna osoba formalno-pravno živi sve do likvidacije i kao takva ima obavezu ustrojavanja i vođenja poslovnih knjiga, te ažuriranja raznih evidencija i onda kada tvrtka praktično ne posluje. Iako poduzetnik najčešće nije ni svjestan obaveza koje ima neaktivna tvrtka, knjigovodstveni servisi ni takve tvrtke ne smiju zaboraviti i zapustiti. Zbog svega navedenog mi sa svakim poduzetnikom ugovaramo minimalnu naknadu kojim se potvrđuje poslovna suradnja, čime se ustvari pokrivaju fiksni troškovi naših usluga i aktivnosti koje postoje iako ih poduzetnici najčešće nisu ni svjesni.
Minimalna naknada za ugovorenu poslovnu suradnju se plaća mjesečno na ime slijedećih troškova:
- Ustrojavanje poslovnih knjiga i evidencija u knjigovodstvenom softveru
- Nadzor kalendara poreznih i drugih obaveza klijenta
- Knjigovodstveno zastupanje pred tijelima državne i gradske uprave
- Izrada različitih obrazaca za tijela državne i javne uprave
- Podmirenje troškova naših digitalnih certifikata
- Podmirenje naših komunikacijskih troškova
- Podmirenja naših uredskih troškova
